Das Anfragepaket: Stückliste, Zeichnungen und Modelle ordnen
Welche Dateien ins Paket gehören, wie sie heißen sollten und was bei einer Änderung nach dem Versand zu tun ist.
Welche Dateien ins Paket gehören
Ein Anfragepaket besteht aus der Stückliste und den Unterlagen zu jeder Position. Die Stückliste liegt als Tabelle vor, am besten als Excel- oder CSV-Datei, damit jede Zeile eine Position ist. Zu jeder Position gehört die Zeichnung (Dateityp PDF). Liegt ein Modell in 3D vor, kommt es hinzu, als STEP-Datei im gleichen Stand der Konstruktion. Zeichnung und Modell zeigen dasselbe Teil, aber nicht dasselbe: Das Modell trägt die Geometrie, die Zeichnung Toleranzen, Bezüge und Oberflächen.
Normteile brauchen keine Zeichnung. Nennen Sie Norm, Größe und Menge in der Stückliste; ob sie zum Lieferumfang gehören, klärt das Angebot. Interne Notizen, frühere Preise und Entwürfe gehören nicht ins Paket, denn jede zusätzliche Datei macht die Zuordnung unübersichtlicher.
Das Anfrageformular nimmt die Formate PDF, DXF, DWG, STEP, IGES, JPG, PNG, ZIP, RAR, XLSX, XLS, CSV an, bis 10 Dateien, je 20 MB, zusammen höchstens 20 MB. Größere Pakete bündeln Sie als ZIP-Datei; die Dateinamen darin sollten dem Muster des nächsten Abschnitts folgen.
- Stückliste als Tabelle, eine Zeile je Position
- Zeichnung je Position (PDF)
- Modell je Position (STEP), im gleichen Stand
- Normteile mit Norm, Größe und Menge in der Liste
Dateien benennen und zuordnen
Ein Name, der Nummer, Stand und Art enthält, macht jede Datei zu genau einer Position.
Das Muster lautet Zeichnungsnummer, Stand, Dateityp, zum Beispiel 20-101_A.pdf und 20-101_A.step. Wer die Datei öffnet, weiß, zu welcher Zeile der Stückliste sie gehört, und wer die Stückliste liest, kann die Datei benennen, ohne sie zu öffnen. Ändert sich der Stand, ändert sich der Dateiname, und es entsteht keine zweite Datei mit demselben Namen.
Gehört zu einer Position mehr als eine Zeichnung, etwa ein Blatt je Baugruppe, hängen Sie eine Blattnummer an den Namen. Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen, die beim Versenden oder Entpacken verloren gehen. Prüfen Sie die Zuordnung zum Schluss mit dem Stücklisten-Check: Er zeigt, ob zu jeder Zeile alle Angaben da sind.
Änderungen nach dem Versand
Nach dem Versand ändert sich manchmal etwas: ein Maß, ein Werkstoff, eine Stückzahl. Behandeln Sie jede solche Änderung als neue Fassung des Pakets. Schicken Sie die geänderten Dateien mit dem neuen Stand im Namen und nennen Sie in der Nachricht, welche Position sich geändert hat und von welchem Stand auf welchen.
Ein Angebot bezieht sich auf den Stand, der zum Zeitpunkt der Anfrage vorlag. Eine Änderung kann es deshalb berühren, und das lässt sich nur klären, wenn sie angekündigt ist. Eine Zeit, in der darauf geantwortet wird, nennt diese Seite nicht; welche Rückmeldung zu erwarten ist, steht im Angebot oder in der Antwort auf Ihre Nachricht.
- neuer Stand = neue Dateinamen
- Änderung in der Nachricht benennen: Position, alter und neuer Stand
- alte Dateien nicht stillschweigend überschreiben
Eine Anfrage oder mehrere
Gehören die Positionen zusammen und haben einen gemeinsamen Termin, lohnt eine Anfrage. Unterscheiden sich Werkstoffe oder Termine stark, können getrennte Anfragen übersichtlicher sein: Jede bleibt kurz, und jede lässt sich einzeln beantworten. Der Nachteil mehrerer Anfragen ist der doppelte Aufwand beim Zusammenstellen und ein Zusammenhang, den Sie dann selbst im Blick behalten müssen.
Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Sinnvolle Gruppen ergeben sich oft nach Werkstoff oder nach Termin; ein Teil, das alle anderen aufhält, bekommt manchmal eine eigene Anfrage.
- eine Anfrage: gleicher Termin, ähnliche Positionen
- mehrere Anfragen: verschiedene Werkstoffe oder Termine
- Gruppen nach Werkstoff oder Termin bilden
Eine Checkliste vor dem Versand
Sechs Fragen genügen, um ein Paket vor dem Versenden durchzusehen. Gehört zu jeder Zeile der Stückliste genau eine Zeichnung? Stimmt der Stand in der Liste mit dem im Schriftfeld überein? Heißen die Dateien nach dem Muster, sodass jede einer Zeile zuzuordnen ist? Liegt zu den Positionen mit komplizierter Geometrie ein Modell bei? Sind die Normteile mit Norm, Größe und Menge genannt? Steht der Wunschtermin in der Nachricht?
Die Liste lässt sich in wenigen Minuten abarbeiten und erspart die Rückfrage, auf die sonst der Anfang des Angebots wartet. Wer sie mit dem Stücklisten-Check verbindet, hat die Angaben der Tabelle und die Ordnung der Dateien geprüft.
- eine Zeichnung je Zeile
- Stand in Liste und Schriftfeld gleich
- Dateinamen nach dem Muster
- Modell bei schwieriger Geometrie
- Normteile mit Norm, Größe, Menge
- Wunschtermin in der Nachricht
Häufige Fragen
Am besten nach dem Muster Zeichnungsnummer, Stand und Dateityp, damit jede Datei genau einer Position der Stückliste zugeordnet werden kann. Ändert sich der Stand, ändert sich auch der Dateiname.
Wenn die Positionen zusammengehören und einen gemeinsamen Termin haben, eine; bei sehr unterschiedlichen Werkstoffen oder Terminen können getrennte Anfragen übersichtlicher sein. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Verfasst von der Evotec GmbH, Arnsberg · Stand 03.10.2026
Stückliste geprüft? Dann senden Sie das Paket.
Schicken Sie Stückliste, Zeichnungen und Modelle, gern samt Ergebnis des Checks. Fehlt eine Angabe, melden wir uns, bevor ein Angebot entsteht.